信書について - なんとなくのつづき。
結局、総務省に改善指導を依頼
信書について - なんとなくを記した後も例の健康保険組合は、信書をゆうメールで、送付し続けていた。私としては、総務省に改善指導を依頼するかどうか迷ったままで、依頼はしていなかった。
2015年2月に例の健康保険組合が、傷病名が記載されている文書をゆうメールで再度送ってきた。個人情報保護の観点から言っても、郵便で送られてこないということは、通信の秘密が担保されていないので、安全管理措置が取られていないとも言える。そのため、個人情報の取り扱いに関する苦情の窓口に苦情を申し出て、終わりにしようと思っていた。
真摯に苦情を聞いてくれるのだろうと予想していた。
しかし、実際に苦情の窓口として設けられていた電話番号に電話をし、 「信書を送ることのできないもので、キビ情報(傷病名)が記載された文書が送られてきており、個人情報保護法における安全管理措置が取られていない」
と苦情の内容を伝えると
「答えられない(何言ってんだこいつという雰囲気)」と回答され、まともに取り扱ってもらえなかった。
2度も伝えれば、気がつくだろうと期待を込めて思ってしまっていたのだけど、そうはならなかったので、直接伝えることは諦めて、総務省に改善指導を依頼することにした。
- 送られてきたゆうメールの消印が押された封筒のコピー
- 送られてきた個人情報をマスクした通知の文書のコピー
を複数枚、添付し、 以下理由のため適切な行政指導がなされるよう情報を提供すると記したものを特定記録郵便で総務省情報流通行政局郵政行政部郵便課宛に送った。
- 健康保険組合から当方へ信書と考えられる保険給付金支払決定通知書等がゆうメール便で送付され郵便法に抵触すると考えられる。
- 誤配が起こったため、健康保険組合に対し、口頭で郵便で送るよう依頼したが、当該文書は信書ではないと回答され、郵便で送ってこない状況。
- 個人情報における機微情報が含まれる文書もあり、個人情報保護法においての安全管理措置が取られているとは言いがたい状況。
文書開示請求してみた。
2015年5月に入って、きちんと指導がなされたかどうかを確認するために、総務省宛に
- 指導を依頼した文書の取り扱い
- 指導の状況の文書
を行政文書開示請求をしてみた。 2015年6月になって、行政文書不開示決定通知書が届いた。開示しようとした文書があるかないかを答えると郵便法違反をしたこともわかり、対象の法人の正当な利益を害するという理由で、開示請求を拒否するというものだった。
信書で送られてこず、誤配され、嫌な思いをしたから、指導を依頼したのに・・・とは正直思った。ただ、不服というところまでは至らなかった。
状況から見ると
2015年5月に例の健康保険組合から個人情報を含んだ文書が簡易書留で郵送されてきた。 また、ゆうメールについても2015年5月に入って、信書が入っていないかのチェックが厳しくなったというツイートや書込みも確認できたので、それなりの指導はされたと推測できる。
たぶん、これがあったので、不服というところまでは至らなかったのだと思う。 これで納めようと思った。
まとめ
この一連の流れで、信書については、通信の秘密を担保するもので、信書に関する法律については時代に即してないなどの批判はあるが、それなりに意味があることはわかった。ただ、その批判ももっともで改善されるべきだとも思う。
また、信書にはならないが、物理的に文書を送る際に、通信の秘密が守られることによって、守られる物があることもわかった。例えば、履歴書が返却される場合は、信書にはならないが、履歴書には守られるべき個人情報があり、通信の秘密で守られるべきである。メール便で送られるべきものではない。信書にはならないので、メール便で送ることは可能だが、もし、メール便で送った場合は個人情報保護の安全管理措置が取られてないと指摘されても仕方ないのではないだろうか。
直接苦情を何度も言うということは、相当嫌だということのアピールなんだから、真摯に受け止めて、きちんとした対応を取る必要があると強く思った。自分が今回とは反対の立場になった時はぜひとも気をつけたいものである。
行政文書の開示の流れも経験出来たので、文書主義の組織に対する検証の仕方もわかった。いい経験だった。
